1Накратко
Rentnivo е софтуер за управление на наеми. Част от данните в него са наши отговорност — тези на клиентите, които плащат за платформата. Другата част принадлежи на самите клиенти: наемателите и екипите, които те въвеждат. Тази политика разделя двете, защото правата ви се упражняват на различно място в единия и в другия случай.
- Не продаваме лични данни и не ги ползваме за реклама.
- Нямаме нито една аналитична, рекламна или проследяваща бисквитка.
- Пращаме текст и снимки към езикови модели, за да работят помощните функции. Подробностите са в отделно известие.
- Днес заявките по правата ви се обработват по имейл, не с бутон в приложението. Казваме го изрично, защото е важно.
Българският текст е обвързващият. Английският е превод за удобство — при разлика важи българският.
2Кой отговаря за данните
Дружеството зад Rentnivo е КРАФТБИЛД1 ООД, ЕИК 208377507, със седалище и адрес на управление гр. София 1407, район Триадица, бул. Асен Йорданов № 12.
Връзка по всичко в този документ: kalingblagov@gmail.com, телефон [ЗА ПОПЪЛВАНЕ: телефон за връзка].
Не сме назначили длъжностно лице по защита на данните — дейността ни не попада в случаите по чл. 37 от Регламента, които го изискват. Въпросите по този документ вървят към имейла по-горе и стигат до човек, а не до формуляр.
Ако сте наемател, а акаунтът ви е създаден от наемодател или мениджър — за повечето ваши искания администраторът не сме ние. Вижте раздела „Ако данните ви е въвел друг“.
3Кога сме администратор и кога само изпълняваме поръчка
Регламентът различава два вида отговорност. Администраторът решава защо и как се обработват данните. Обработващият прави каквото му е възложено и нищо повече. В Rentnivo сме ту едното, ту другото — зависи чии данни са.
| Данни | Кой е администратор | Ролята на Rentnivo |
|---|---|---|
| Акаунтът ви като наш клиент — наемодател, мениджър или фирма-изпълнител | Rentnivo | администратор |
| Запитването ви през калкулатора на сайта — имейл, брой имоти, среден наем | Rentnivo | администратор |
| Дневниците за сигурност и одит, ограничаването на злоупотреба | Rentnivo | администратор |
| Обобщената статистика за ползването на платформата | Rentnivo | администратор |
| Данните на наематели, въведени или качени от наемодателя или мениджъра | клиентът, който ги е въвел | обработващ |
| Данните на служители на фирма-изпълнител, заведени от мениджъра или от самата фирма | клиентът, който ги е въвел | обработващ |
Като обработващ действаме само по указание на клиента и по договор по чл. 28 от Регламента. Не решаваме нито защо се събират тези данни, нито колко дълго стоят, нито кой в екипа на клиента ги вижда. Ако искате нещо от тези данни, първият адрес е клиентът.
4Какви данни обработваме
| Категория | Какво влиза |
|---|---|
| Самоличност и връзка | име, имейл, телефон, снимка на профила |
| ЕГН | единен граждански номер, когато клиентът го е въвел за нуждите на договор |
| Жилище и договор | адрес на имота и номер на жилището, срок на договора, размер на наема и депозита, състав на домакинството |
| Пари | суми и падежи по фактури, дати на плащане, просрочия, IBAN и титуляр на сметка (на наемодатели и на фирми-изпълнители), качени банкови платежни нареждания |
| Заявки за поддръжка | свободният текст на описанието, снимки от вътрешността на жилището, договореният час на посещение в дома, кой техник е бил вътре и кога |
| Съобщения | текстът на разговорите в платформата, включително разговорите с помощника |
| Документи | сканирани договори, приемо-предавателни протоколи, платежни документи |
| Изпълнители | квалификации, часова ставка и назначения на служителите на фирми-изпълнители |
| Технически | идентификатор на потребителя и време на действията в одитните дневници, данни на устройството за push известия, брояч на честотата на заявките |
| Маркетинг | имейл, брой имоти и среден наем — само ако сте ги подали през калкулатора |
Три от тези неща казват повече от останалите: снимките от вътрешността на жилище, часът на посещение в дома и съставът на домакинството. Те описват къде и как живее човек. Стоят в частни хранилища и се отварят само с временна връзка, само за страните по договора.
5Защо ги обработваме и на какво основание
| Цел | Кои данни | Основание |
|---|---|---|
| Да ви дадем достъп и платформата да работи | акаунт, роля, съдържанието на работата ви в платформата | чл. 6, § 1, б. „б“ — изпълнение на договора с вас |
| Да обработим данните на наематели и екипи по поръчка на клиента | всички категории по-горе | спрямо клиента — чл. 6, § 1, б. „б“; спрямо самия наемател основанието определя клиентът като администратор |
| Да ви пишем по работата — известия за заявки, фактури, срокове | име, имейл, данни на устройството за push | чл. 6, § 1, б. „б“ — това е самата услуга, а не бюлетин |
| Да фактурираме абонамента и да водим счетоводство | данни на клиента, суми, дати | чл. 6, § 1, б. „в“ — правно задължение по Закона за счетоводството и данъчното законодателство |
| Да пазим платформата от злоупотреба — дневници, ограничител на честотата, сигнали за подозрителни действия | идентификатор на потребителя, време, брояч на заявките | чл. 6, § 1, б. „е“ — легитимен интерес услугата да работи и данните на другите да са в безопасност |
| Да можем да докажем кой какво е видял — одитен дневник, дневник за достъп до ЕГН и до документи | идентификатор на потребителя, време, кой обект е бил отворен | чл. 6, § 1, б. „в“ и б. „е“ — отчетност по чл. 5, § 2 от Регламента |
| Да ви отговорим на запитване от калкулатора | имейл, брой имоти, среден наем | чл. 6, § 1, б. „а“ — съгласие, дадено с изпращането на формата; оттегля се по всяко време |
| Да развиваме продукта по обобщени числа | брой заявки, време за реакция, разход за помощните функции — без имена | чл. 6, § 1, б. „е“ — легитимен интерес да знаем какво работи |
Легитимният интерес не е бланкетна дума. За всяка цел по-горе сме преценили дали резултатът може да се постигне с по-малко данни и дали интересът ни не натежава над вашия. Срещу обработване на това основание можете да възразите — как, пише в раздела за правата.
6ЕГН и защо е на отделно място
ЕГН е национален идентификационен номер. Чл. 87 от Регламента оставя реда за обработването му на националното право — в България то е допустимо, когато закон го изисква или когато без него договорът не може да се сключи и изпълни. Точно затова в Rentnivo ЕГН е поле по избор: платформата работи и без него, а го въвежда клиентът, когато договорът или отчитането пред институция го налагат.
- Пази се в отделна таблица, до която обикновената заявка към данните на профила не стига.
- Разкрива се само през една функция в базата и всяко разкриване оставя ред: кой го е видял и кога.
- Този дневник е видим и за вас — вие сте човекът, чието ЕГН е.
Ако смятате, че клиент е поискал ЕГН-то ви без нужда, отнесете въпроса към него — той е администраторът и той е взел решението. Пишете и на нас, ако не получите отговор.
7Откъде имаме данните ви, ако не сте ни ги давали
Голяма част от хората в Rentnivo не са ни давали нищо лично. Данните им идват от някой друг и Регламентът иска да го кажем ясно (чл. 14).
- От наемодателя или мениджъра, който завежда договора ви и попълва вашите данни в него.
- От прехвърляне на данни от друга система: клиентът качва таблица със своите наематели и договори наведнъж.
- От фирмата-изпълнител или от мениджъра, който завежда служителите ѝ.
- От Google — само ако сте избрали вход с Google. Получаваме име, имейл и снимка на профила. Нищо друго: нито контакти, нито поща, нито календар.
Категориите данни в такъв случай са същите, изброени по-горе. Кой конкретно ви е добавил, се вижда в самото приложение — това е наемодателят или мениджърът на имота ви.
8Ако данните ви е въвел друг — наематели и служители на изпълнители
Този раздел е за вас, ако сте наемател или служител на фирма-изпълнител. Не сте наш клиент, не сте плащали на Rentnivo и най-вероятно сте видели името ни за пръв път в покана по имейл. Ето какво значи това на практика.
- Администратор на вашите данни е наемодателят, мениджърът или фирмата, която ви е завела. Искане за достъп, коригиране или изтриване се отправя първо към него.
- Ние не изтриваме такива данни по своя воля. Изтриването на вашия ред заличава и договора на клиента, а той има собствени законови срокове да го пази.
- Ако все пак пишете на нас, ще препратим искането към администратора до 5 работни дни и ще ви кажем към кого сме го препратили.
- Ако администраторът мълчи или откаже без причина, имате право на жалба до надзорния орган срещу него — не срещу нас.
Има и неща, които можете да поискате направо от нас, защото за тях администраторът сме ние: обяснение как работи платформата, информация за подизпълнителите ни, сигнал за пробив в сигурността и всичко, свързано с вашия достъп до самия акаунт.
9Кой друг вижда данните
Rentnivo не работи сама. Ето пълния списък на доставчиците, през които минават лични данни, и за какво служи всеки.
| Доставчик | За какво | Къде |
|---|---|---|
| Supabase | база данни, файлово хранилище, вход в акаунта | сървъри в Ирландия; дружеството е в САЩ |
| Vercel | хостинг на приложението и сървърните функции | функции във Франкфурт; дружеството е в САЩ |
| OpenRouter и Anthropic | езиковите модели зад помощните функции — разпознаване на снимка, обобщения, чат | САЩ |
| Resend | изходяща поща — покани, потвърждения, напомняния | САЩ |
| само ако изберете вход с Google | САЩ | |
| услугата за push известия на вашия браузър | доставя известието до устройството ви | зависи от браузъра; съдържанието на известието е криптирано и е нечетимо за нея |
Извън този списък разкриваме данни само в три случая: на държавен орган, когато закон го изисква и искането е редовно; на наши счетоводители и адвокати, обвързани със задължение за тайна; на приобретател при продажба или преобразуване на дружеството — и тогава ще ви уведомим предварително.
Не предоставяме данни на рекламодатели, на брокери на данни и на платформи за таргетиране. Никога, срещу никакви пари.
10Данни извън Европейското икономическо пространство
Част от доставчиците по-горе са дружества в САЩ. Данните на европейските ни потребители се съхраняват в Ирландия и се обработват във Франкфурт, но достъпът на американското дружество до собствената му инфраструктура означава трансфер по смисъла на глава V от Регламента. Такъв трансфер е допустим само с една от гаранциите в тази глава.
Нашето изискване към всеки доставчик, който обработва лични данни извън ЕИП, са Стандартните договорни клаузи на Европейската комисия (Решение за изпълнение 2021/914), придружени от оценка на въздействието на трансфера и от технически мерки. Където доставчикът е сертифициран по Рамката за защита на личните данни ЕС–САЩ, това е допълнително основание, а не заместител на проверката.
Ако установим, че доставчик не може да осигури такава гаранция, го сменяме или спираме съответната функция. Копие от клаузите за конкретен доставчик можете да поискате на имейла за връзка.
11Колко дълго пазим данните
| Какво | Колко дълго | Защо толкова |
|---|---|---|
| Акаунт и профил | докато акаунтът съществува | без тях няма вход |
| Договори, фактури и документи на наематели, качени от клиент | решава клиентът | тук сме обработващ; срокът е негово решение и негово задължение |
| Документ в сейфа, за който е избран срок — 1, 3, 5 или 7 години | до избраната дата, после автоматично изтриване | седмична задача изтрива и файла, и записа за него |
| Документ в сейфа без избран срок | стои, докато някой не го изтрие | полето е по избор и по подразбиране е празно — вижте бележката под таблицата |
| Нашите счетоводни и данъчни документи за абонамента | в сроковете по Закона за счетоводството и Данъчно-осигурителния процесуален кодекс | правно задължение; тези срокове не се съкращават по искане за изтриване |
| Одитен дневник, дневник за достъп до ЕГН и до документи | докато акаунтът съществува | те са доказателството кой какво е видял; изтрият ли се, изчезва и защитата ви |
| Известия в приложението | докато акаунтът съществува | историята на известията е част от историята на договора |
| Записи на ограничителя на честотата | 1 ден | нужни са само за текущия прозорец; чистят се автоматично |
| Записи за разход по помощните функции | докато акаунтът съществува | по тях се смятат дневните тавани и се отчита разходът |
| Запитване от калкулатора на сайта | до заличаване по ваше искане | днес няма автоматично изтриване — вижте бележката |
Казваме го, вместо да го премълчим: по подразбиране Rentnivo не изтрива нищо само. Автоматичното изтриване работи само там, където някой изрично е задал срок на документ, и при записите на ограничителя. Заличаване по всичко останало става по заявка до имейла за връзка и се извършва в срок до един месец. Работим по това да има срок по подразбиране и самообслужване.
Където срокът зависи от отношението, а не от календара, правилото е: пазим данните, докато трае договорът, и след това докато тече давностният срок за евентуален спор по него. След изтичането им данните се изтриват или се обезличават до степен, в която вече не сочат към човек.
12Изкуствен интелект
Част от функциите на Rentnivo работят с езикови модели: разпознаване на повреда по снимка, обобщение на деня, помощникът в чата, търсенето с въпрос на естествен език. Текстът и снимките, които им пращаме, напускат нашата инфраструктура и стигат до доставчика на модела.
Кои модели ползваме, какво точно им се праща, какво нарочно НЕ им се праща, какви са ограниченията и как да не ползвате тези функции — всичко това е в отделен документ, за да не се изгуби тук: Известие за обработката с изкуствен интелект, на адрес /pravila/ai.
13Автоматизирани решения и профилиране
Не вземаме решения за вас единствено с автоматични средства, които да пораждат правни последици или да ви засягат по подобен съществен начин. Няма автоматичен отказ на договор, няма автоматично прекратяване, няма автоматична оценка на кредитоспособност. Чл. 22 от Регламента в този вид не се прилага към Rentnivo.
Има обаче две изчисления, които се доближават до профилиране, и предпочитаме да ги кажем, вместо да разчитаме, че никой няма да ги забележи:
- Оценка на състоянието на едно жилище — число, сглобено от просрочията, отворените заявки и остатъка от договора. Показва се на наемодателя, за да подреди работата си.
- Сигнал за рисков платец — вътрешен маркер за екипа, когато плащанията системно закъсняват. Той не се праща на наемателя като известие.
И в двата случая какво ще се направи, решава човек. Ако смятате, че такова число ви е ощетило, имате право да поискате обяснение как е получено и да възразите срещу него.
14Как ги пазим
- Достъпът се решава от самата база данни, ред по ред. Няма заявка, която да го заобиколи: това, което не ви се полага, просто не съществува за вашата сесия.
- Договорите и платежните документи стоят в частни хранилища. Отварят се с временна връзка, а не с публичен адрес, който да се препрати.
- ЕГН има отделна таблица, отделна функция за разкриване и собствен дневник на разкриванията.
- Действията с последици оставят ред в одитния дневник — кой, какво, кога.
- Връзката е по HTTPS. Страниците се сервират с политика за съдържанието, която не допуска изпълнение на чужд скрипт.
- Скъпите заявки минават през ограничител на честотата, а разходът за помощните функции има дневен таван.
Ако установим нарушение на сигурността с риск за правата ви, уведомяваме надзорния орган до 72 часа, а вас — без излишно забавяне, когато рискът е висок. Ще ви кажем какво се е случило и какво да направите, а не само че сме разстроени.
15Вашите права
| Право | Какво значи на практика |
|---|---|
| Достъп (чл. 15) | да получите копие от данните си и отговор на въпросите в този документ, приложени към вашия случай |
| Коригиране (чл. 16) | да поправите грешно име, телефон или сума; повечето от тези неща се редактират направо в приложението |
| Изтриване (чл. 17) | да поискате заличаване, когато данните вече не са нужни или сте оттеглили съгласието си; не важи за това, което закон ни задължава да пазим |
| Ограничаване (чл. 18) | да поискате данните да се запазят, но да не се ползват, докато трае спор по точността или основанието |
| Преносимост (чл. 20) | да получите данните, които сте ни дали, в машинно четим формат, или да ги прехвърлим на друг доставчик, когато е технически възможно |
| Възражение (чл. 21) | да възразите срещу обработване на основание легитимен интерес; спираме, освен ако не докажем убедително основание, което има превес |
| Решения по автоматичен път (чл. 22) | да не сте обект на такова решение; днес в Rentnivo няма такива, вижте предишния раздел |
| Оттегляне на съгласие (чл. 7, § 3) | важи за запитването от калкулатора; оттеглянето не прави незаконно обработването преди него |
Днес в Rentnivo НЯМА бутон за износ на данните ви, за изтриване на акаунта или за оттегляне на съгласие. Не искаме да обещаваме интерфейс, който не съществува. Заявката се подава по имейл и се обработва от човек.
Пишете на kalingblagov@gmail.com. Опишете какво искате — не е нужно да цитирате членове.
- Отговаряме до един месец от получаването на заявката (чл. 12, § 3).
- При сложна или многобройна заявка срокът може да се удължи с още два месеца. Ще ви кажем защо, преди първият месец да изтече — не след това.
- Заявката е безплатна. Такса или отказ са възможни само при явно неоснователно или прекомерно повтарящо се искане и ще бъдат мотивирани.
- Ако имаме съмнение кой пише, ще поискаме потвърждение — най-често отговор от имейла, с който сте в платформата. Не искаме копие от документ за самоличност по имейл.
Ако сте наемател или служител, чиито данни е въвел клиент — вижте раздела за това. Ние не сме администраторът и ще препратим искането ви към него.
16Жалба до надзорния орган
Ако смятате, че сме нарушили правата ви, можете да подадете жалба до Комисия за защита на личните данни: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, имейл kzld@cpdp.bg, https://www.cpdp.bg.
Ако обичайното ви местопребиваване или месторабота е в друга държава от Европейския съюз, може да се обърнете и към тамошния надзорен орган. Имате право и на защита по съдебен ред.
Жалбата до нас не е задължителна стъпка преди жалбата до органа. Просто обикновено е по-бърза — и ако сме сгрешили, предпочитаме да го научим от вас.
17Бисквитки
Пълният списък на бисквитките и на това, което Rentnivo записва в браузъра ви, е в отделен документ: Политика за бисквитките, на адрес /pravila/biskvitki. Накратко: бисквитки за сесията и за езика, нищо проследяващо и затова без банер за съгласие.
18Деца
Акаунт в Rentnivo се създава от пълнолетно лице. Не се обръщаме към деца и не събираме съзнателно данни от тях.
Възможно е обаче наемодател да впише в състава на домакинството непълнолетно лице, защото договорът го изисква. В такъв случай администратор е той и основанието за вписването е негово решение, не наше. Ако научим, че сме получили данни на дете без основание, ги заличаваме.
19Промени в тази политика
Датата на версията стои най-горе. При съществена промяна — нов доставчик, нова цел, ново основание — ще ви уведомим в приложението или по имейл поне 14 дни преди тя да влезе в сила.
Старите версии се пазят, за да е ясно кой текст е бил в сила кога. Ако ви трябва предишна версия, поискайте я на имейла за връзка.